Едва ли может вызвать сомнения тот факт, что роль обычных офисных документов с каждым годом только возрастает. В особенности, если речь заходит о таких важных бумагах, как, например, замечания от заказчика. Даже для очень крупных по размеру компаний значимость таких "посланий" может быть легко сопоставима с возможностью продолжать бизнес или выйти из него. И чем больше таких документов появляется в компании, тем острее встают вопросы о том, как и где их хранить, каким образом и кому поручать работу с ними, а также с помощью чего осуществлять контроль результатов. Рано или поздно каждая компания неизбежно приходит к осознанию потребности в упорядочении движения офисных документов, закладывая тем самым первые блоки в фундамент будущей системы офисного документооборота. О том, какой может быть такая Система в TDMS (Technical Data Management System), мы как раз и расскажем ниже.
Внешний вид и основные элементы:
На снимке вверху показана карточка контрагента с его основными характеристиками. Непосредственно с этой карточки пользователь получает возможность узнать о том, с какими проектами связан выбранный контрагент, какие документы относятся к переписке с ним.
На снимке вверху раскрыто содержимое папки "Входящие документы" и выбран документ "ВхД 432". Средствами встраиваемого в TDMS приложения в окне просмотра визуализируется содержание этого документа, без необходимости открывать его в отдельной программе.
На снимке вверху раскрыто содержимое папки "Приказы" и показаны такие элементы, как "маршрут согласования приказа", "задания на согласование приказа" и "лист согласования". Все попытки "электронного" согласования документа (успешные и нет) в обязательном порядке фиксируются Системой, детальная информация об этом доступна в закладке "История". Пользователю доступна возможность создавать маршруты согласования различных топологий, как на основании ранее утверждённых шаблонов, так и произвольно вручную.
Вершина айсберга
Информация из этой статьи имеет целью рассказать читателю о том, что сегодня управление офисным документооборотом средствами TDMS - дело само собой разумеющееся. И всё, что скрыто под водой, на самом деле вполне доступно: