Интерес к тематике управления проектами средствами TDMS (Technical Data Management System) со стороны разработчиков Сисофт Омск вряд ли можно назвать случайным. Он также не является данью моде или чьей-либо отдельной прихотью. Скорее, наоборот - с момента своего появления, системе TDMS была уготована уникальная роль - вырасти из достаточно скромного «электронного архива» в универсальный конструктор корпоративных информационных систем.
Поэтому сегодня в арсенале компании Сисофт Омск существует три специализированных типа решений: для управления проектированием, для управления строительством, а также для управления объектами недвижимости. Все они масштабны и все созданы на основе TDMS 4.0.
В этом материале будет рассказано о возможностях системы в сфере управления процессом проектирования. А именно - об управлении портфелями проектов. Материал будет организован привычным образом - в виде абстрактных примеров с иллюстрациями, снабжён комментариями и итоговыми рассуждениями.
Как всегда, для начала - немного теоретических рассуждений:
В каких случаях используют управление портфелями проектов (portfolio management, PMBoK)?
- Для оценки успеваемости группы проектов по выбранным характеристикам (например, по степени приоритетности проекта, по размеру бюджета, по рентабельности, по ресурсоёмкости, по заказчику, по степени рисковости).
- Для оценки эффективности группы проектов (например, расходование бюджета, возврат инвестиций, своевременность и результативность прохождения экспертиз)
- Для оценки качества работы (например, деятельности ГИПа - общая успеваемость всех его проектов сразу)
Весьма вероятно, что существуют и другие варианты применения механизма управления портфелями проектов, но для того, чтобы показать, как это работает в TDMS, перечисленных выше примеров будет достаточно.
Теперь примеры в TDMS:
На снимке вверху показан проект, входящий в состав трёх портфелей - «Дальний Восток России», «Высокобюджетные проекты» и «Проекты с высокой маржой». Как видно из примера, каждый проект может присутствовать в разных портфелях, для этого ему достаточно иметь соответствующие характеристики.
На снимке вверху показано содержание портфеля под названием «Высокобюджетные проекты». TDMS 4.0 рассчитывает успеваемость портфеля, а также прогнозирует дату завершения имеющихся в портфеле работ. Детальная информация доступна в специализированных удобочитаемых отчётах.
Выводы и финал:
Что необходимо для того, чтобы стало возможным управлять портфелями проектов?
- Необходимо определить, по каким характеристикам проекты будут объединяться в портфели
- Необходимо определить, какие параметры портфеля будут отслеживаться
- Необходимо определить критерии оценки и пороговые значения для отслеживаемых параметров
Перечисленные выше требования не являются исчерпывающими для решения задачи по управлению портфелями проектов. Мы, конечно же, предполагаем, что все прочие механизмы уже существуют. Например, для оценки успеваемости портфеля потребуется, как минимум, механизм учёта объёма выполненных работ, а также функционал для прогнозирования даты завершения работ.
Для случая с оценкой качества работы ГИПа потребуется дополнительно, например, функционал для учёта количества возвращённых на доработку чертежей и поступивших замечаний.
Для случая с оценкой эффективности портфеля по одному из финансовых показателей - потребуется ежемесячный учёт затрат по отдельным проектам. При этом, чем детальнее фиксируются в системе затраты, тем эффективнее становится управление портфелем.
Самое интересное...
... в идее управлять портфелями проектов заключается в том, что она уже давно используется практически в каждом мало-мальски живом институте. Только применяется она «на коленке», от чего страдает её эффективность. Решение очевидно - следует переложить задачу с уставшего колена на плечи информационной системы.